ERIK har i tæt samarbejde med Instituttet for Fremtidsforskning, Nykredit, Novozymes, Dansk Facility Management og DTU Management udgivet en rapport, som sætter fokus på rammerne for kontorarbejde før, under og efter Coronakrisen. Parterne repræsenterer på hver deres måde ”den fysiske arbejdsplads” og har blandt andet i fællesskab defineret Coronakrisens påvirkning af arbejdspladsen og de definerende tendenser for fremtidens arbejdsplads. På baggrund af deres indsigter har de udviklet en række anbefalinger til ledere, som skal hjælpe dem i arbejdet med at fremtidssikre den fysiske arbejdsplads.

Arbejdspladsen i forandring

Coronakrisen har medført en radikalt anderledes måde at arbejde på. Hjemmearbejde og Teams-møder har for mange været hverdag gennem lange perioder, og selvom vi så småt begynder at indtage de fysiske arbejdspladser igen, vil de for altid være forandret. Krisen har accelereret eksisterende udviklingstendenser, skabt nye problemstillinger og samtidig stresstestet arbejdslivet og arbejdspladsen for alle medarbejdere.

”Vi går fra en tankegang, hvor vi som udgangspunkt tænker og planlægger arbejdspladsen analogt og ser digitale værktøjer som hjælpemidler til en både/og løsning, hvor vi tænker og planlægger digitalt og ser den analoge tilstedeværelse som et værktøj til kommunikation, innovation, kompetenceudvikling samt understøttelse af branding og virksomhedskultur,” forklarer Gitte Frederiksen Kjølby fra ERIK.

Fordele og ulemper

Coronakrisen har tvunget organisationer til at implementere digitale værktøjer og arbejdsmetoder i det daglige arbejde, så fysisk fremmøde ikke længere er en nødvendighed. Hos ERIK oplever man, at de pludselige hjemsendelser og det dertilhørende behov for digitaliserede arbejdsgange har ført mange fordele med sig.

”Det har for mange medarbejdere skabt en følelse af optimering af egen effektivitet og øget selvbestemmelse. Medarbejderens nye ”rettighed” til at planlægge og rammesætte sin egen produktion og arbejdsproces er svær at tage fra dem igen, og det må forventes, at mange arbejdspladser fremadrettet vil indtænke muligheden for at arbejde hjemmefra eller ”from anywhere,” fortæller Gitte.

Fordelene ved hjemmearbejde afspejles tydeligt i en nyere opgørelse, som viser, at hele 90.000 flere private ansatte ønsker at arbejde hjemme efter Coronakrisen. Med hjemmearbejde følger dog naturligvis også en række udfordringer, som er nødvendige at tage højde for i udviklingen og ikke mindst ledelsen af fremtidens arbejdsplads.

”Der er en stigende erkendelse af, at der også er et socialt behov, som ikke understøttes, ligesom at innovation og udvikling er svært at drive med rent digitale processer. Endelig er det ikke alle, der trives hjemme og/eller har mulighed for at arbejde hjemmefra. Der er dermed et behov for at udfolde og nære fællesskabet og samtidig indtænke og udvikle de digitale fora i alle løsninger, så vi ikke taber momentum for innovation og kompetenceudvikling,” forklarer Gitte fra ERIK.

Den hybride arbejdsplads

Arbejdspladsen er altså blevet en hybrid mellem det fysiske fælleskontor og det digitale distancekontor, og alt peger på, at det hybride er kommet for at blive. Indførslen af den hybride arbejdspladsmodel, hvor arbejdet skal kunne fungere både digitalt, analogt og hybridt samtidig, byder på store udfordringer for den enkelte organisation og arbejdsplads. Det omfatter blandt andet, at der tages stilling til den komplekse og flerdimensionelle, hybride arbejdsplads fremfor blot endimensionelle retningslinjer for medarbejdernes mulighed for distancearbejde. I forlængelse heraf er det blandt andet nødvendigt at udvikle en mødekultur, som tager højde for både analoge, digitale og hybride møder, samtidig med at der er behov for øget selvledelse, distanceledelse og digital ledelse og herunder et større fokus på medarbejdertrivsel og sundhed.

Selvom fremtidens arbejdsplads markerer et radikalt paradigmeskift mod en digitalt domineret tilgang til værdiskabelse, betyder det ikke, at den fysiske arbejdsplads er fortid. Denne skal i stedet nytænkes og designes til en digitaliseret virkelighed, hvor alt arbejdsliv og produktivitet i stigende grad frigøres fra tid og sted.

Ledelsesanbefalinger til fremtidssikring af den hybride arbejdsplads

Rapporten sammenfatter 11 ledelsesanbefalinger, som alle forventes at være afgørende for at skabe værdi med den hybride arbejdspladsmodel. Anbefalingerne er centreret omkring behovet for digitalisering, samarbejde, strategier, transparens og medarbejdertrivsel.

Fælles for de 11 anbefalinger er, at de kan hjælpe ledere med at imødekomme de stigende digitale krav, som baner vejen for fremtidens arbejdsplads og på den måde skabe en attraktiv virksomhed for såvel kunder som medarbejdere.

11 ledelsesanbefalinger til fremtidssikring af den hybride arbejdsplads:

1. Tænk den hybride arbejdsplads med et digitalt udgangspunkt fremfor analogt
2. Tænkt arbejdspladsen netværksbaseret og understøt på den måde internt samarbejde, øget frihed, tilgængelighed og fleksibilitet
3. Placer et organisatorisk ledelsesansvar for den samlede hybride arbejdsplads
4. Udform en strategi for den hybride arbejdsplads
5. Uddeleger ikke rammer og retningslinjer for den hybride arbejdsplads til separate afdelinger/ledere
6. Øg indsigten i organisationens værdiskabelse og sammenhænge for at understøtte virkningsfulde tiltag
7. Inddrag medarbejderne aktivt i udviklingen af strategien for den hybride arbejdsplads
8. Styrk organisationens ”why”
9. Styrk arbejdsfællesskaber for at opnå medarbejdertrivsel
10. Skab et digitalt kulturunivers for at sikre medarbejdertrivsel og engagement

Derudover er det vigtigt konstant at udvikle og efteruddanne ledere, så de rustes til at lede på tværs af fysiske og digitale sammenhænge og samtidig sikre en fortsat udvikling af medarbejdere og arbejdsprocesser, så de ligeledes imødekommer den nye virkelighed.

Rapporten fremsætter derudover 15 facility management-anbefalinger, som ligeledes ses som værende afgørende for værdiskabelsen på den hybride arbejdsplads.

Myte eller realitet?

I forbindelse med udviklingen af fremtidens hybride arbejdsplads er der behov for et opgør med – og samtidig en stillingtagen til de generelle myter om arbejdspladsen. Realiteten er for eksempel, at distancearbejde ofte er mere motiverende og produktivt end fysisk arbejde, selvom mange myter siger det modsatte. Derudover viser det sig også, at den hybride arbejdspladsmodel kan fremme adgangen til en mere divers talentmasse, fremfor at hæmme dette, som andre myter påstår.

For at lykkes med den hybride arbejdsplads er der altså behov for, at man går til bunds i de aktuelle antagelser om arbejdspladsen og får afklaret, hvorvidt der er tale om myter eller realiteter, hvorefter man kan handle ud fra dette.

Fremtidens arbejdsplads frem mod 2030

Selvom det er umuligt at spå om fremtiden, er eksperterne alligevel overbeviste om, at den fysiske arbejdsplads fortsat findes og er nødvendig i fremtiden.

Arbejdspladsen vil primært blive brugt til at understøtte medarbejdernes sociale behov, den fysiske produktion, innovation samt til at skabe den struktur og ro, som ikke er muligt digitalt eller fra hjemmet. Digital og hybrid er nøgleord, når det handler om fremtidens arbejdsplads, og med dette åbnes muligheden for at udnytte en lang række forskellige kanaler i det daglige arbejde uafhængigt af tid og sted.

Medarbejderne skal fremadrettet kunne se et klart formål med at møde ind på den fysiske arbejdsplads – ellers bliver de på hjemmekontoret. Med den fortsatte mulighed for hjemmearbejde følger et øget fokus på medarbejdernes trivsel på såvel den fysiske arbejdsplads som på hjemmekontoret, da netop trivslen er afgørende for produktiviteten og effektiviteten på den hybride arbejdsplads.

Frem mod 2030 vil vi ligeledes opleve, at arbejdspladserne går fra at være relativt homogene til at være unikke for den enkelte organisation. Det betyder, at den klassiske ”one size fits all” er stendød, og at den hybride arbejdsplads i stedet er skræddersyet til den enkelte organisation for at sikre værdiskabelsen. Som konsekvens heraf vil man opleve, at det bliver sværere at udnytte viden, erfaringer og data på tværs af arbejdspladser.

Fremtidens arbejdspladser vil unægteligt byde på udfordringer, men formår man at handle på disse, vil der opstå et væld af muligheder, som kan bruges aktivt til at sikre værdiskabelse og samtidig skabe en attraktiv virksomhed både internt og eksternt.

Modtag rapporten her.